Privacybeleid

Privacyverklaring leerlingen en hun ouders/verzorgers
Voldoen aan de informatieplicht uit de AVG

Het Groene Lint

Besluitvorming


Positief advies directeurenberaad	18-01-2024
Instemming (G)MR	30-01-2024
Besluit College van Bestuur	30-01-2024

Over dit document

Het Groene Lint verwerkt gegevens van de leerlingen en hun ouders/verzorgers. De AVG schrijft voor dat deze hierover worden geïnformeerd. Bijvoorbeeld welke gegevens precies worden verwerkt, voor welk doel en hoe lang de gegevens worden bewaard. Met behulp van deze voorbeeld privacyverklaring voldoet de school/stichting aan deze informatieplicht. De privacyverklaring kan worden geplaatst op de website van de school/scholen en stichting.

Versiebeheer

Versie	Datum	Toelichting
1.0	01-06-2020	Origineel document.

Privacyverklaring voor leerlingen en hun ouders/verzorgers
De privacy van onze leerlingen en hun ouders is belangrijk voor Het Groene Lint en de bij ons aangesloten scholen. Daarom gaan wij zorgvuldig om met de persoonsgegevens die wij verzamelen. In deze privacyverklaring leest u meer over de manier waarop we persoonsgegevens verzamelen en hoe we daarmee omgaan.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens?
HET GROENE LINT
WOLFSDONK 6
4861 BB CHAAM

Het Groene Lint heeft een functionaris gegevensbescherming. Mocht u een vraag hebben over privacywetgeving of over de uitoefening van uw rechten dan kunt u contact opnemen met deze onafhankelijke functionaris via e-mail c.cats@ictrecht.nl

Waarvoor verwerken we persoonsgegevens van leerlingen en hun ouders?
Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens van leerlingen en hun ouders/verzorgers voor verschillende doeleinden, waaronder:

de organisatie of het geven van het onderwijs, de begeleiding van leerlingen, het voorzien in hun (extra) ondersteuningsbehoefte, het geven van studieadviezen en voor het gebruik van (digitale) leermiddelen;
het bewaken van de veiligheid binnen de scholen en het beschermen van eigendommen van medewerkers, leerlingen en bezoekers;
informeren van bijvoorbeeld de ouders/verzorgers over (de organisatie van) school, de activiteiten, leermiddelen enzovoort op de eigen website, in brochures, de schoolgids of via social media;
voor het innen van inschrijvings-, school-, en lesgelden, vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten.

Het volledig overzicht waarvoor we gegevens verwerken kunt u lezen in het privacyreglement.

Als wij persoonsgegevens voor andere doeleinden gebruiken dan in deze privacyverklaring, privacyreglement of in de specifieke informatie bij een procedure of formulier staat, dan informeren wij u hier vooraf over en vragen indien van toepassing uw toestemming. Ook als er wijzigingen zijn met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens informeren we u hierover.

Welke persoonsgegevens verwerken we van de leerlingen en ouders?
We verzamelen onder andere de volgende persoonsgegevens:

personalia (naam, voornamen, voorletters, geboortedatum, geslacht e.d.)
contactgegevens (adres, telefoonnummer, mailadres)
persoonsgebonden nummer (BSN), nationaliteit en geboorteplaats
gegevens over de gezondheid of het welzijn van de leerling

onderwijsorganisatie (voorschool/kinderdagverblijf)
bestaande of (relevante) hulpverlening en de namen van contactpersonen
gegevens over de ontwikkeling van het kind
leerresultaten, waaronder in digitale leermiddelen

Op basis van welke grondslag verwerken we leerlinggegevens?
De school mag de persoonsgegevens van leerlingen en ouders/verzorgers alleen verwerken als de school daarvoor een grondslag heeft. De belangrijkste grondslagen voor de school zijn:

Het nakomen van wettelijke verplichtingen. Bijvoorbeeld de wettelijke verplichting die de school heeft om onderwijs te geven, de leerlingen te begeleiden, te zorgen voor de juiste ondersteuning, voor de veiligheid van de leerlingen en voorkomen van thuiszitten. Verder moet de school worden georganiseerd volgens de wettelijke regels. Daarvoor is het noodzakelijk bepaalde gegevens van de leerlingen en hun ouders/verzorgers te verwerken.
Het nakomen van een overeenkomst. Bijvoorbeeld als u heeft afgesproken dat de school uw kind opvangt tijdens de middagpauze.
Toestemming. Sommige persoonsgegevens mag de school alleen hebben als de ouders/verzorgers daarvoor toestemming hebben gegeven. Bijvoorbeeld het rapport van een psychologisch onderzoek. Of als de school foto’s van een leerling op de website wil zetten.

Een volledig overzicht van de privacygrondslagen kunt u lezen in het privacyreglement.

Hoe komt Het Groene Lint aan de persoonsgegevens van leerlingen?
De meeste persoonsgegevens die wij van de leerling en de ouders/verzorgers verwerken hebben wij van de ouders gekregen. Gegevens over de ontwikkeling van de leerling voegen wij zelf toe aan het leerling dossier. Het kan ook voorkomen dat iemand anders gegevens van de leerling aan de school geeft. Bijvoorbeeld een logopedist. Dergelijke gegevens mag de school overigens alleen ontvangen als de ouders/verzorgers daarvoor toestemming hebben gegeven.

Wie ontvangen persoonsgegevens van de leerling?
Binnen Het Groene Lint worden de leerling gegevens en gegevens van ouders/verzorgers alleen verwerkt door medewerkers die dat vanuit hun functie en taken moeten doen. Bijvoorbeeld de leerkracht, interne begeleider en de schooladministratie.

De school kan leerling gegevens met anderen delen. Bijvoorbeeld als de school dat wettelijk verplicht is. Denk hierbij aan het verstrekken van leerling gegevens aan de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), de leerplichtambtenaar, onderwijsinspectie, Veilig Thuis of de politie.

Tijdens de lessen maakt de school gebruik van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te identificeren. Met de leveranciers van deze leermiddelen zijn duidelijke afspraken gemaakt over het gebruik van de gegevens die ze van de school krijgen. Deze afspraken zijn per leverancier vastgelegd in een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de privacywet.

In de meeste andere gevallen dat de school leerlinggegevens aan iemand anders geeft is daarvoor de toestemming van de ouders/verzorgers nodig. Bijvoorbeeld voor het verstrekken van gegevens aan een psycholoog, orthopedagoog of maatschappelijk werker. De school verkoopt leerlinggegevens nooit aan anderen.

Hoe lang bewaart school de leerlinggegevens?
Van de privacywet mag de school gegevens niet langer bewaren dan nodig. Tenzij er een wet is die de school verplicht om gegevens langer te bewaren. Het onderwijs heeft te maken met meerdere wetten die voorschrijven hoe lang de school gegevens moet bewaren. De belangrijkste bewaartermijnen zijn:

5 jaar voor administratieve gegevens van de leerling;
1 jaar voor de gegevens in digitale leermiddelen;
2 jaar voor de meeste overige gegevens van de leerling. .

De bewaartermijn begint te lopen vanaf het moment dat de leerling is uitgeschreven.

Veiligheid van de gegevens
Wij doen er alles aan om leerlinggegevens zo goed mogelijk te beveiligen tegen onbevoegde toegang, verlies of diefstal. De systemen waarin de gegevens worden bewaard zijn allemaal beveiligd met een wachtwoord of door middel van 2-factor authenticatie. Als wij leerlinggegevens door een andere partij laten verwerken maken wij afspraken over beveiliging, gebruik en bewaren van de gegevens.

Wat zijn de rechten van ouders?
De ouders/verzorgers hebben diverse rechten ten aanzien van de leerlinggegevens, zoals het recht op inzage, correctie, en verwijdering. Een volledig overzicht van de rechten staat op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). Wilt u van een van deze rechten gebruik maken? Neem dan contact op via privacy@hetgroenelint.nl

Heeft u een klacht?
Deze kunt u melden via privacy@hetgroenelint.nl U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen
Heeft u een vraag over de privacywetgeving of over de uitoefening van uw rechten? Dan kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming via c.cats@ictrecht.nl.